 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
20
Глава 2. Контроль над жизнью: пять фаз управления рабочим
процессом.
Основной процесс, которому я обучаю с целью овладеть искусством спокойно, выполнять
умственную работу — это пятифазный метод организации рабочего процесса. Независимо
от других условий, мы должны пройти пять ступеней, чтобы справиться с задачей. Мы (1)
собираем «разное», которые отвлекает наше внимание; (2) проясняем, что это за дела и
как с ними справляться; и (3) рассортировываем результаты, которые мы (4)
рассматриваем как руководства к (5) действию.
Это и составляет управление «по горизонтали» — обзор всего, что занимает наше
внимание в данный момент.
В принципе этот прямолинейный метод мы в большинстве своем используем в
повседневной жизни, но в любом случае, мой опыт показывает, что большинство людей
могли бы и улучшить взаимодействие этих пяти фаз. Качество нашей работы
определяется самым слабым звеном в этой пятизвенной цепи, поэтому все звенья должны
быть прочно связаны и стандартизованы.
Знания, которые мы считаем знаниями, на самом деле
оказываются действиями. То, что мы сейчас подразумеваем
под знаниями — это информация в действии, информация,
направленная на результат.
Питер Ф. Друкер.
Большинство людей не способны справиться с первым этапом — со сбором «разного».
Кто-то все-таки собрал «разное», но не обработал собранную информацию, не решил,
зачем она ему нужна и что с ней делать. Остальные принимают верные решения о судьбе
«разного» но впоследствии теряют интерес к процессу только потому, что не организовали
результаты, как следует. Те же, кому удается создать хорошую систему не пользуются ею,
и она просто валяется без дела. В любом случае, если хотя бы одно из звеньев цепи дает
слабину, то окончательное действие, предпринимаемое человеком, е¸ создавшим, вряд ли
окажется верным.
Необходимо разобраться в функционировании каждого из звеньев и подобрать удобные
инструменты так, чтобы сделать работу цепи оптимальной. Я обнаружил, что разделение
пяти фаз в течение дня очень помогает, не сказать, является самым важным во всем
процессе. Бывают периоды, когда я хочу заниматься только сбором информации и не
принимать никаких решений. Бывают периоды, когда я хочу разделить все мои дела, чтоб
они не переплелись и не перепутались друг с другом. Или, быть может, я только что
вернулся из долгого путешествия и мне надо распределить и организовать то, что я
насобирал и разложил по кучкам за это время. Иногда наступает время, когда мне хочется
сделать полный обзор предстоящей работы или какой-то е¸ части. И, конечно, много
времени я трачу на то, чтобы стоящие передо мной задачи выполнить.
Я обнаружил, что причина неудач в области самоорганизации заключается в
беспрестанных попытках провернуть все пять фаз одновременно. Многие, едва усевшись с
ручкой и бумагой для того, чтобы «составить список», тут же пытаются расставить
«самые важные дела» в порядке приоритетов и совершенно не думают, как эти дела
выполнить. Но если вы не решите, как все-таки провести день рождения вашего секретаря
только потому, что это «не так уж важно», этот самый день рождения превратится в
настоящую «дыру», которая будет высасывать из вас энергию, столь необходимую для
действительно важных дел.
