 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
30
Во-вторых, в дневном «to-do»-списке есть дела, которые вовсе не обязательно выполнять
именно сегодня, они будут только отвлекать внимание от дел, которые имеет смысл
выполнять только в этот день. Если мне надо позвонить Миоко только и только в пятницу,
при этом я добавляю в дневной список ещ¸ пять телефонных звонков, а в течение дня
работа закипает так, что до Миоко дело может и не дойти. И в голове будет постоянно
стучать напоминание, что у меня есть единственная возможность сделать-таки этот
звонок, и эта возможность — сегодня. А это есть неправильное использование нашей
системы.
Ежедневник — святая бумажка. Если вы что-то записываете в ежедневник, это должно
быть сделано только и только в указанный день или не сделано вовсе. Исключение могут
составлять перенесенные встречи.
«Список следующих конкретных действий»
Так, где же место всем вашим напоминаниям? В списке «конкретных дел», который
наряду с ежедневником составляет сердцевину организации рабочего процесса.
Все дела, длиннее двух минут, которые вы не можете перепоручить, должны быть куда-то
отложены. «Позвонить Джиму Смиту по поводу совещания по бюджету», «Позвонить
мамам Рейчел и Луары по поводу детского оздоровительного лагеря», «Записать идеи по
поводу ежегодной конференции по торговле» и все остальные напоминания о действиях,
которые должно держать в списках или лотках, чтобы в любой момент можно было знать,
чем сейчас следует заниматься.
Если у вас таких дел 20 или 30, то можно держать их и на одном листе под заголовком
«Следующие конкретные действия», который вы будете просматривать, как только у вас
появится свободное время. Однако для большинства число таких дел колеблется от 50 до
150. В таком случае имеет смысл разделить все ваши «конкретыне дела» на категории,
такие как «Телефонные звонки» или «Основные вопросы проекта: задать на еженедельном
брифинге».
Все должно быть настолько простым, насколько это вообще
возможно. Но не проще.
Альберт Эйнштейн.
Не-действия
У вас должна быть четкая хорошо организованная система дел, которые не требуют
конкретных действий. Все не-действия делятся на три категории: мусор, отложенные
дела и справочная информация.
Мусор.
Мусор должен быть очевиден. Смело выкидывайте все неработоспособное и все, что не
представляет интерес в качестве справочного материала. Если же вы оставите этот мусор,
он перемешается с другими материалами и будет дезорганизовывать систему.
Отложенные дела.
Помимо мусора, есть ещ¸ две группы, которые не требуют немедленных действий, но вы
бы хотели эту информацию сохранить. Здесь опять же очень важно отделить то, что
понадобится в работе от того, что в данный момент неработоспособно, в противном
случае вы вновь вернетесь к своим папкам, кипам и грудам материалов, не зная с чего
начать и что с этим делать.
