Navigation bar
  Print document Start Previous page
 62 of 163 
Next page End  

                                                                                                                     http://www.natahaus.ru/
                                                                                                                     http://www.natahaus.ru/
62
Станете ли вы работать над повышением своей эффективности, используя те
инструменты, которые вы используете сейчас, или заведете новые? Ответ: что, на самом
деле поможет вам изменить свое поведение — то и используйте. Фактор эффективности
здесь критичен. Получаете ли вы много электронной информации, которую было бы легче
обрабатывать и отслеживать специально заточенными под это дело программами? Нужно
ли вам записывать все ваши встречи в бумажный ежедневник? Нужны ли вам
напоминания о телефонных звонках, при том, что вам неудобно таскаться с папками и
блокнотами?
И так далее. Есть также эстетический фактор и фактор комфорта. Я не редко делаю
важные пометки и просматриваю дела тогда, когда случается просто крутить наладонник
в руках, например, в ожидании заказа в ресторане.
Когда вы решаете приобретать ли и использовать ли органайзер, и если так, что какой,
помните, что все, что вам придется делать — это работать со списками. Когда вы узнаете,
что вносить в списки и как эти списки потом использовать, инструмент становится уже не
важен. При выборе оного исходите из соображений простоты, скорости и удовольствия.
Один из лучших способов улучшения продуктивности
организации — это использование инструментов, которые
вам нравятся. Если ваша система хранения не является
быстрой, функциональной и классной, она будет тормозить
весь процесс.
Жизненно важным является наличие простой и функциональной персональной системы
хранения информации общей направленности. Прежде, чем начать работать в каком бы то
ни было офисе, я оцениваю систему хранения. Как я говорил во 2й главе, отсутствие
хорошей системы документов общей направленности может стать одной из самых
крупных трудностей при создании личной системы менеджмента, и многим менеджерам,
которых я тренировал лично, в этом направлении ещ¸ работать и работать. Частенько я
ездил с клиентом в канцелярский магазин и покупал ящики и лотки для хранения, папки,
аппараты для наклеивания этикеток, чтобы мы могли организовать достойную систему, в
которую можно поместить две трети хлама, валяющегося на столе, на полках и даже на
полу.
Итак, цель данного этапа — создать систему ссылок общей направленности — отдельно
от других систем, посвященных контрактам, финансовой информации и другим
категориям данных, которым нужно выделить особое места и проиндексировать.
Материалы общей направленности могут содержать статьи, брошюры, листки, записки,
заметки, распечатки, факсы — все, что вы хотите сохранить, потому что это интересно
или полезно, и то, что не вписывается в вашу специализированную систему хранения, но
и не должно валяться на полке просто так.
Если у вас есть ассистент или секретарь, который и занимается сортировкой материалов
для вас, то вы можете приклеить на документ желтый листок, написать там «Документ
Икс» и отправить ему — пусть положит, куда следует. Но задайтесь вопросом, остался ли
у вас интересный лично вам или полезный в деле материал, который должен быть
доступен в любое время, даже когда секретаря нет на месте. Если это так, то вам все-таки
нужна будет ваша собственная система, либо на столе, либо где-то рядом.
Факторы успеха в использовании системы хранения
Я категорически рекомендую вам наладить вашу собственную систему хранения, которая
будет всегда под рукой. Достать из корзины с «разным» документ, распечатать какое-либо
Hosted by uCoz