 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
79
определяем для себя некоторые рабочие категории, например, «Звонки», «Поручения»,
«Повестки дня», «На компе» и т.д. Когда мы начинаем копаться в нашей корзинке, у нас
нет возможности сразу сесть за компьютер и вписать все действия непосредственно в
систему организации, которой мы впоследствии и будем руководствоваться.
Если вы ещ¸ не определились с личной системой напоминаний, не беспокойтесь об этом.
Можно начать и с простых листов бумаги. А уж проапгрейдить ваши инструменты
успеете.
Правила
Лучший способ изучить эту модель это следовать ей. Вот несколько основных правил:
Обрабатывайте сначала основные пункты
Обрабатывайте по одному пункту за раз
Никогда не перекладывайте дела обратно в корзинку
Начинайте с верхнего в стопке документа
Даже если вторым документом в стопке лежит адресованная лично вам записка от
президента страны, а первым — какое-то малозначащее письмо, сначала надо обработать
именно его! Это, конечно, гротескный пример, я привожу его здесь, чтобы подчеркнуть
важность этого принципа: соблюдайте строгую очередность. «Обрабатывать» не значит
«тратить время». Это значит, решить, с чем вы имеете дело и принять решение насчет
следующего конкретного действия.
Обрабатывать вовсе не значит «тратить время».
Ускоренный просмотр это вовсе не обработка
Большинство людей просматривают свои корзинки на предмет только самых срочных или
самых интересных дел. «Ускоренный просмотр» иногда может оказаться полезен (я им не
пренебрегаю). Возможно, вы только что вернулись с деловой встречи, а через пятнадцать
минут вам уже надо быть на конференции. Тогда вы и проверяете, не запрятаны ли где-
нибудь мины, которые могут взорваться: смотрите, например, прислал ли вам заказчик
письмо с утверждением вашего предложения.
Но это вовсе не обработка, это экстренный просмотр. Вы должны привыкнуть
обрабатывать каждый документ в порядке строгой очереди. Если же вы станете
пренебрегать этим правилом и обрабатывать только то, что вам заблагорассудится, вы
очень скоро собьетесь и куча дел в вашей корзине так и останутся нетронутыми, система
ваша развалится и неоконченные дела опять расползутся по всему столу, а то и офису.
LIFO или FIFO?
Теоретически вы должны перевернуть вашу корзину вверх дном, чтобы содержимое
оказалось ровной стопкой на столе и обрабатывать то, что лежит на самом верху (то есть
то, что изначально было на дне корзины). На самом деле, если на обработку вы готовы
потратить какое-то более или менее приличное количество времени, то в общем-то
безразлично, с какого края начинать. А если вы возьметесь разгребать переписку, вы и
сами поймете, что целесообразно начать с последнего письма.
Ваша корзинка это лишь перевалочный пункт для документов
и материалов, а никак не склад и вечное хранилище.
