 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
85
Даже если это и не очень приоритетное дело, лучше его выполнить сразу. В основе
правила двух минут лежит граница, за которой откладывание дела с вытекающими из
этого записью напоминания и наклейкой этикетки, станет занимать больше времени,
нежели его немедленное выполнение — другими словами, эффективность падает. Если
вещь не так уж важна, чтобы возиться с ней, выкиньте е¸. Если же она весьма важна,
тогда стоит учесть фактор эффективности.
Правило двух минут существенно улучшило личную продуктивность многих моих
клиентов. Глава одной софтверной организации говорит, что это правило высвободило
ему целый час свободного времен в течение дня! А это был один из тех людей, которые
получают по 300 писем в день. Многие из этих писем приходили от его подчиненных, и
письма эти требовали односложного ответа для дальнейшего продвижения дел. Но письма
эти не значились в его плане на день, и поэтому они оставались без ответа, автоматически
попадая в категорию «потом». Когда таких писем скапливалось по нескольку тысяч, ему
приходилось тратить целые выходные только на то, чтобы их разгрести. Все бы ничего,
если вы ему было двадцать шесть, когда вся работа делается в сумасшедшем угаре с
невероятным количеством адреналина. Но ему было уже за тридцать, и у него были
маленькие дети — по выходным уже особо не поработаешь.
Когда я работал с ним, нам пришлось разобраться со всеми восемьюстами письмами,
которые у него к тому моменту накопились. Оказалось, что львиная доля из них требовали
односложных ответов, какую-то часть можно было вообще спокойно удалить, и лишь
немногие стоило отложить на потом. Я навестил его год спустя — он придерживался того
же правила. Теперь он не позволяет письмам в электронном почтовом ящике занимать
больше, чем один экран. Он говорил, что это правило не только резко увеличило
свободное время, которым он располагал, но и перевернуло его жизнь. Теперь его
подчиненные думают, что он железобетонный!
Это почти карикатурный пример, однако, он неплохо иллюстрирует важность таких
простых правил в особенности, если информационный поток, который вам приходится
обрабатывать, растет день ото дня.
Правило двух минут творит чудеса.
Не обязательно строго соблюдать правило двух минут. Если у вас больше времени, то вы
можете установить временной лимит для выполнения задачи в пять или десять минут.
Если же напротив, время поджимает, то можно сократить этот промежуток до минуты или
даже до полуминуты.
Поэкспериментируйте с временными интервалами. Большинство моих клиентов не могут
сразу определить оптимальный для себя отрезок, и серьезно недооценивают время,
необходимое на выполнение того или иного задания. Например, если вы хотите что-то
кому-то сказать и предпочли личный разговор голосовой или электронной почте, то он у
вас точно займет больше двух минут.
Не стоит затягивать выполнение двухминутных дел. Однако, если вы одно действие
выполнили, а дело все ещ¸ осталось неоконченным, то вам надо будет определиться со
следующим конкретным действием, и руководствоваться при этом надо тем же критерием.
Например, вы решили заменить стержень в вашей любимой ручке. Смотрите, а стержни-
то закончились. Тогда надо определить следующее конкретное действие «Пойти купить
стрежни». Его—то вы уже сможете выполнить, делегировать или отложить.
