 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
91
Как я говорил, вам не нужно беспокоиться о расстановке приоритетов в списках, затем
переставляя или переписывая их по мере изменения. Подобные попытки привели к
большой неудовлетворенности многих людей, занимающихся организацией. Вы сможете
расставлять приоритеты интуитивно, глядя на весь список, а не передвигать постоянно
изменяющийся порядок пунктов. Список - это только способ хранения всего
необходимого и возможность просмотреть это в любой момент.
Когда я ссылаюсь на «список», я не имею в виду ничего более, чем группировку пунктов
со схожими характеристиками. Список может выглядеть одним из трех способов: (1)
папка с отдельными бумажными файлами для пунктов внутри категории; (2) фактический
список на озаглавленном листе бумаги (часто в органайзере или ежедневнике с системой
смены листов); или (3) список в компьютерной программе или на цифровом носителе,
таком как Microsoft Outlook в категории задач или категория в КПК
Организация напоминаний о действиях
Если вы опустошили «корзинку», у вас, несомненно, появилось множество
«Отложенных» напоминаний для себя, представляющих собой более чем двухминутные
действия, которые не могут быть перепоручены кому-либо еще. Возможно, у вас будет от
двадцати до шестидесяти или семидесяти и более подобных напоминаний. Вы также
накопите напоминания о том, что вы перепоручили другим людям, и возможно что-то, что
нужно будет поместить в ваш календарь или в папку «Когда-нибудь/Возможно».
Вы захотите рассортировать все это по группам, которые для себя создали, чтобы
просмотреть и выполнить их, когда у вас будет время. Также вы захотите физически
организовать эти группы наиболее подходящим способом, независимо от того, в папках
они или в списках, на бумаге или на цифровых носителях.
Действия, которые заносятся в Календарь
В целях организации существует два основных вида действий: те, которые должны быть
сделаны в конкретный день и/или время, и те, которые должны быть сделаны, как только
у вас появится свободное время, среди других запланированных действий. Календарные
действия могут быть отнесены как к конкретному времени (например, «4:00-5:00
встретиться с Джимом»), так и к конкретному дню («Позвонить Рашель во вторник, чтобы
узнать, получила ли она предложение»).
В процессе обработки входящих вы, возможно, столкнулись с вещами, которые записали в
Календарь, как только они появились. Например, вы решили, что следующим шагом в
прохождении медицинского обследования, станет звонок и договор о встрече (если на это
действие понадобится две минуты или меньше), что вы и сделали. Записать эту встречу в
Календарь, если вы договорились, будет вполне логично.
Календарь должен показывать только «основной
ландшафт», вокруг которого вы делаете остальные ваши
действия.
Однако, что многие люди хотят делать, основываясь на старых привычках писать дневные
to-do, так это заносить в календарь то, что они, что хотели бы сделать в следующий
понедельник, но это может не получиться, тогда придется переносить это дело на
последующие дни. Сопротивляйтесь этому порыву. Вы должны доверять своему
Календарю, как священной территории, отражающей четкие границы ваших дневных дел,
которые можно просмотреть в спешке. Гораздо лучше, если в нем будет только то, что вам
обязательно нужно сделать в этот день. Когда Календарь будет выполнять свою
непосредственную роль в организации, большинство действий, которые вам нужно
