 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
97
нужно учесть возможность их переноса. Если вы не можете выполнить работу где-то
кроме как за своим столом, тогда ваше рабочее место будет наилучшим для них.
Что бы вы ни выбрали, напоминания должны быть в зрительно раздельных категориях, в
зависимости от следующего необходимого шага. Если следующее действие – звонок, то
он должен быть отнесен в группу «Звонки»; если следующие действие – это проверка
информации и внесение ее в компьютер, нужно отнести это к категории «За
компьютером». Наибольшая эффективность подобной рабочей системы мне видится в
том, что все документы одного типа (например, заявки на обслуживание) хранятся на
отдельном подносе, даже если каждому из них нужны разные действия. Для одной заявки
необходимо сделать звонок, для другой – просмотреть данные, для третьей – подождать,
когда появится нужная информация – но все они собраны вместе. Такая классификация
может привести в замешательство, потому что все отложенные решения требуют разных
дальнейших действий.
Моя личная система очень хорошо переносится, почти все хранится в списках, но у меня
также есть две категории бумажных напоминаний. Я путешествую с одной пластиковой
папкой «Читать/Просмотреть» и с другой «Входящие Данные». В последнюю я кладу все,
что требует следующего действия – внести в мой компьютер (визитки, которые нужно
занести в мой телефонный/адресный список, цитаты, которые я отправляю в мою базу
«Цитаты», статьи о ресторанах, которые я хочу поместить в мои подлисты «Путешествия
– Города» и т.д.)
Организация работы с электронной почтой
Как и некоторые бумажные материалы, электронная почта, требующая действий – часто
сама наилучшее напоминание для себя. Это особенно радует, если у вас много
электронных писем, и вы проводите много времени за настройкой программ. Электронная
почта, которая требует дальнейших действий, может храниться в системе вместо того,
чтобы выписывать действия в списки.
Многие мои клиенты обнаружили, что полезно создать две или три отдельные папки в
почтовом клиенте. Действительно, большинство папок с электронной почтой должно
использоваться для ссылок или архивных материалов, но также возможно создать
рабочую систему, которая будет хранить ваши сообщения отдельно, вне «входящих» (где
большинство людей их хранит).
Я рекомендую создать одну папку для писем, обработка которых займет более чем две
минуты (опять, вы должны выделить те письма прямо из почтовой программы, следуя
правилу двух минут). Название папки должно начинаться с приставной буквы или
символа (1), чтобы она отличалась от папок ссылок, и (2) она будет находиться вверху в
ваших папках в навигаторе. В Microsoft используют знак «@», а дефис («-») - в Lotus. В
результате ваша папка «Группировка» будет содержать те электронные письма, с
которыми нужно будет работать.
Дальше вы можете создать папку «@Ожидающие», которая появится в том же месте, что
и папка «@Действия». Затем, если вам приходит письмо, над которым вы собираетесь
поработать, вы перетаскиваете его в файл «@Ожидающие». В нем также могут быть
напоминания о том, что вы делегируете электронной почте: когда вы используете
