 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
63
письмо, решить надо ли с ним что-то сделать и имеет ли оно потенциальную ценность и
поместить его в надежную систему — такие задачи должны занимать у вас меньше
минуты. Если же у вас это занимает больше минуты — вам есть над чем поработать.
Кроме быстроты, система должны быть ещ¸ и прикольной, простой и законченной. Иначе
вы будете подсознательно противится тому, чтобы выгребать из корзинки «разное», зная,
что там есть что-то, что надо определить в систему хранения и вы даже не захотите
смотреть на бумаги. Поверьте мне на слово: я видел, как сортировка материалов
превращалась для людей из тягомотины в настоящее удовольствие, стоило только
установить и наладить систему.
Вы должны чувствовать себя одинаково комфортно, когда кладете любой документ, пусть
это даже простой обгрызенный листок в отдельный полиэтиленовый файлик. Люди часто
пренебрегают сортировкой информации такого рода, так как поначалу это довольно
трудоемкий процесс, они предпочитают набивать разнообразными бумажками, типа меню
из ресторана или расписания поездов старые ящики.
Чтобы вам ни было нужно для того, чтобы наладить быструю и четкую систему ссылок —
сделайте это. Моя система работает безупречно — это мое мнение и мнение тех, кто
пробовал ею пользоваться. Для достижения идеального результата я рекомендую вам
следовать нижеприведенным рекомендациям.
Держите материалы общей направленности под рукой
Помещение в систему хранения должно быть мгновенным и простым. Если вам придется
вставать с места каждый раз, как только у вас неожиданно появляется какой-нибудь
документ или бумажка, которую надо бы сохранить, вам будет удобнее складывать их
стопочкой на стол вместо того, чтобы определять в систему хранения. Вас подсознательно
будет тянуть проигнорировать весь процесс обработки содержимого корзинки вообще
(потому как вы знаете, что там может оказаться документ, который придется помещать в
систему хранения). Многие из тех с кем я работал сделали в офисе перестановку так,
чтобы четыре ящика с материалами общей направленности стояли в пределах
досягаемости с рабочего места и не надо было идти к ним через всю комнату.
Алфавитная система
Я пользуюсь всего одной системой, проиндексированной в алфавитном порядке. Люди
тяготеют к использованию системы хранения в качестве системы самоорганизации,
поэтому они и пытаются самоорганизоваться, сориентировавшись на проекты и точки
концентрации. Таким образом число возможных мест нахождения некогда забытого вами
документа «икс» растет в геометрической прогрессии. В одной простой алфавитной
системе можно распределить всю информацию по темам, проектам, персонам или
компаниям, чтобы было только три или четыре варианта е¸ местоположения, на случай,
если вы забудете, куда е¸ дели. Используйте только один уровень вложенности подтем на
одну этикетку, например «Садоводство — горшки» и «Садоводство — идеи». Это будет
храниться под буквой «С». Сейчас я держу четыре папки для данных общей тематики, и
каждая из этих папок помечена буквами алфавита «А-Е», «Ж-М» и так далее — как только
я поставил этикетку на какой-то документ — мне уже не надо задумываться, куда его
определить.
Периодически по какой-то из тем накапливается такой безумное количество материалов,
что для не¸ надо выделять отдельную папку. Но если эти материалы не занимают и
половины новой папки, я все-таки рекомендую оставить их в простой алфавитной системе
хранения.
