 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
96
шаг может меняться в течение исполнения проекта. Например, вам нужно сделать звонок
продавцу, чтобы узнать его цены на выполнение работы (в списке «Звонки».) Сделав
звонок, вы ждете, когда продавец с вами свяжется по поводу предложения (его
предложение заносим в список «Ожидание»). Когда предложение поступит, вы должны
просмотреть его (оно находится в папке «Читать/Просмотреть»). Когда вы с ним
ознакомитесь, вы высылаете его своему боссу на одобрение (теперь оно опять в списке
«Ожидание») и так далее.
*
У вас будут отличные ощущения, когда вы будете знать, что ваш список «Ожидающие» -
это полный список того, что должны сделать другие люди.
Использование оригинальных разработок, например, собственного напоминания о
действиях
Наиболее эффективный путь отслеживать напоминания действий – это добавлять их в
списки или папки по мере их появления. Вам больше ничего не понадобится, если вы их
проработаете. Возможно, вы пишете заметки на совещании с боссом, но вы можете
выбросить их, когда вы совершите необходимые проекты и действия, связанные с ними.
Пока некоторые люди пытаются архивировать голосовую почту, им все еще нужно «что-
нибудь с этим делать», это не самый эффективный путь внедрить напоминания.
Однако есть несколько исключений из этого правила. Некоторые входящие могут
прекрасно служить своими собственными напоминаниями необходимых действий, вместо
того, чтобы записывать их в отдельный список. Это обычно работает для некоторых
бумажных материалов и электронной почты.
Организация бумажной работы
Некоторые вещи – свои собственные лучшие напоминания.
В категории «Читать/Просмотреть» статьи, публикации, документы – это самый общий
пример. Очевидно, что будет нелепо писать «Просмотреть журнал Fortune» в некоторый
списках действий, когда вы просто можете бросить этот журнал в корзину
«Читать/Просмотреть».
Другой пример: те, кто предпочитает оплачивать все счета в одно время и в одном месте,
захотят хранить свои счета в папке или корзинке «Счета к оплате» (или более общее
название «Финансы»)
**
Специфика вашей работы, входящие и ваша рабочая станция помогут вам более
эффективно организовать другие категории, только используя определенную бумагу.
Профессионал по работе с клиентами, например, может иметь дело со множественными
просьбами показать стандартную форму, и в этом случае корзинка или файл, содержащий
только эту информацию – наилучший путь работы.
Имеет ли смысл писать напоминания в списке или использовать сами документы в
корзинке или папке – это широкое поле деятельности для логистики. Можете ли вы
использовать напоминания где-то еще, кроме как на вашем рабочем столе. Если да, то
*
Электронные списки (такие как КПК) или бумаги в отдельных папках имеют преимущество по сравнению
с листами бумаги, потому что они легко позволяют вам перемещать содержимое из одной категории в
другую по мере изменений, и вам не нужно переписывать.
**
Это может быть опасно, если вы не положите перед собой свои «Счета к оплате» или «Квитанции к
оплате» так, как это требуется. Их упорядочения не достаточно, чтобы выкинуть их из головы – вы также
должны их внимательно просмотреть.
