 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
115
телефона, я прикрепляю их на списки «Следующих конкретных дел». После того, как вы
собрали, обработали и организовали все ваши дела, вам понадобится всего несколько
секунд в день для того, чтобы подогнать всю вашу систему под нужды конкретного дня.
Сначала посмотрите в ежедневнике
Чаще всего вы будете просматривать ваш ежедневник (или файл напоминаний, если у вас
таковой имеется) на предмет «боевых действий» и дел, с которыми надо разобраться. Во-
первых, вам надо точно знать место и время всех назначенных на день дел и встреч.
Например, зная, что с 8:00 до 18:00 встречи и совещания будут идти один за одним, и вам
едва ли удастся выбраться на обед, вы будете уже более осознанно планировать остальные
намеченные на день дела.
… потом список «следующих конкретных дел»
После того, как вы просмотрите ваш ежедневник на предмет времени и места встреч и
подготовите для них все необходимое, вы скорее всего полезете посмотреть список
конкретных дел, которые вы смогли бы переделать в сложившейся ситуации. Если вы в
офисе, просмотрите список телефонных звонков, список дел на компьютере и список
мелких офисных обязанностей. Этот вовсе не значит, что надо кидаться и все это
выполнять, вы просто будете знать, что именно вам надо переделать, сопоставите ваши
планы со свалившейся на голову работой, чтобы адекватно расставить приоритеты и
убедитесь, что вы все делаете правильно. Очень важно точно знать, что вы не упускаете
ничего существенного.
Если в вашем ежедневнике проставлены все необходимые напоминания, а список
следующих конкретных дел постоянно пополняется и редактируется, то это пожалуй и
все, что вам придется просматривать чаще, чем раз в пару дней. Частенько я по много
дней не просматриваю никакие другие списки только потому, что мой ежедневник так
загружен, что становится ясно — ничем иным заниматься сейчас я просто не смогу.
Нужная информация в нужное время
В любой момент может случиться необходимость заглянуть в любой из ваших списков.
Скажем, вечером вы с супругом обсуждаете планы на завтра и вам надо убедиться, что вы
не забудете ни одного из дел, которые вы собирались сделать вместе — тогда-то вы и
захотите заглянуть в список домашних дел. Или например, начальник срочно вызывает
вас побеседовать на предмет расстановки приоритетов компании, то вам очень кстати
было бы иметь при себе ваш список проектов и список дел, что на повестке.
Обновление системы управления рабочим процессом
Хитрость, с помощью которой поддержание вашей системы в рабочем состоянии
становится возможным — это привычка освежать память и всю систему с более
отдаленной позиции как бы приподнявшись над ней. Однако, если ваши списки давно
выпали из реальности, сделать этого нельзя. И обмануть себя не удастся: как только ваши
списки будут просрочены, вам снова придется держать все дела в голове. А это, пожалуй,
и есть самая сложная задача.
Вы уже почувствовали вкус свободы от необходимости все держать в голове?
Обнаружили у себя способность к спокойному хладнокровному контролю ситуации?
Сможете ли вы теперь придерживаться правил, чтобы эти возможности сохранять?
Многолетние исследования доказали, что ключ к стабильности процесса управления —
это еженедельный обзор.
